Aménagement des espaces de travail : réinterroger les situations de travail

Cette association de 8 salariés est spécialisée dans les soins palliatifs à domicile, pour des patients atteints d’une maladie grave en phase avancée. Elle propose aux patients un accompagnement global, qui doit permettre de faire le lien entre tous les acteurs intervenants lors de la fin de vie : patient, famille, médecin traitant, spécialistes, infirmiers, aides à domicile, etc.
A partir de l’année suivante, pour répondre à la volonté des financeurs, la structure va devoir se rapprocher d’un établissement de santé de taille plus importante et suivre deux fois plus de patients, sans perdre en qualité de suivi. Pour faire face à l’augmentation de la charge de travail, l’association a décidé de recruter 3 nouveaux salariés et de permettre aux salariés à temps partiel de travailler à temps plein.

Notre démarche

Pour mener à bien l’intervention, l’Aract a rencontré les salariés, lors d’entretiens individuels et collectifs. Dans cette structure où le mode de travail collaboratif et l’implication collective font partie entière du fonctionnement, l’ensemble de l’effectif a souhaité participer au diagnostic.
Ces entretiens ont été couplés à des observations de temps de travail au bureau et de temps collectifs.
Les éléments récoltés ont permis à l’Aract de mettre en lumière certains éléments qui posent parfois problème et qui ne pourront être qu’amplifiés avec l’augmentation de l’effectif et du nombre de patients à suivre :

• La circulation des informations (gestion des appels téléphoniques, utilisation du logiciel de communication interne, etc.),
• L’organisation des collaborations (réunion hebdomadaire extrêmement chronophage, rédaction des compte rendus de visite chez les patients, etc.),
• L’aménagement des espaces de travail (bureaux partagés, problématiques sonores).

Ces éléments ont été partagés avec toute l’équipe lors d’une restitution collective. Les salariés et la direction ont échangé sur les situations qui posent le plus problème, avant de les prioriser selon le degré de gêne occasionnée et leur possible impact sur le futur fonctionnement de la structure. Des groupes de travail ont été créés pour co-construire des solutions.

Un des exemples les plus concrets est celui de la réunion hebdomadaire, où l’ensemble des dossiers suivis par l’association est passé en revue, en présence de toute l’équipe. Cette réunion démarre à 9h et se termine la plupart du temps entre 14 et 16 heures, sans pause-déjeuner. L’ensemble de l’équipe s’accorde sur le fait que ce mode de fonctionnement n’est pas pérenne et nuit à la qualité du suivi des patients (à laquelle l’association est très attachée). Un groupe de travail s’est donc dédié à cette question et a proposé plusieurs solutions (un changement du mode d’animation, le traitement une semaine sur deux des cas les plus complexes uniquement et la pré-sélection de ces cas complexes par les infirmiers devenus "référents patients") qui ont toutes été expérimentées et acceptées.

Deux éléments ont rendu possible le bon déroulé de cette intervention :

• La volonté des salariés d’être impliqués dans cette période de changement
  Dans le contexte actuel de réduction des dépenses publiques, les "petites structures" sont souvent encouragées par leurs financeurs et tutelles à se rapprocher d’un établissement de santé. N’échappant pas à la règle, l’association est en pour parler avec plusieurs hôpitaux. Cet élément crée un sentiment d’incertitude dans l’équipe, principalement auprès des salariés les plus anciens qui ont peur de voir diminuer leur degré d’autonomie ou des fonctions support qui craignent pour leur poste. Co-construire des solutions adaptées à la réalité de leur travail est un moyen pour tous les salariés de montrer leur attachement à la structure et à leur collectif.
• La réceptivité de la direction par rapport à l’approche de l’Aract et la volonté de pérenniser ce mode de fonctionnement impliquant les salariés. Même si le mode de travail collaboratif a toujours été de mise dans la structure, la direction a pris conscience des craintes du collectif par rapport aux changements imminents et a saisi l’opportunité de l’intervention de l’Aract pour initier un dialogue quant à la stratégie de l’association et aux futurs modes de collaboration en interne.

D'une demande sur l'aménagement des espaces à la question de l'organisation du travail...

Il est intéressant de voir comment la demande de la direction, initialement centrée sur l’aménagement de l’espace de travail, a permis à tout le collectif de s’emparer de la question du changement et d’en devenir acteur.
Les groupes de travail ont permis de proposer des solutions, toutes n’ont pas été retenues mais toutes ont été expérimentées, ce qui prouve aussi l’engagement de la direction et le respect du travail fourni par les groupes de travail.
Les préconisations de ces groupes, se basant toujours sur les situations de travail vécues par des participants, ont été suivies :

• lors d’investissements dans du nouveau matériel (terminaux téléphoniques, revêtement sol),
• pour la mise en place de modes d’organisation permettant à certains salariés de s’isoler seuls dans un bureau, malgré le manque de place, lorsqu’ils effectuent une tâche où ils ne doivent pas être interrompus (rédaction de compte rendu, comptabilité, rendez-vous avec la famille d’un patient, etc.)

Enfin, ce mode de fonctionnement par groupes de travail pluridisciplinaires a permis de favoriser l’interconnaissance entre les représentants des différents métiers (améliorant de fait la reconnaissance du travail fourni par chacun) et de faciliter l’intégration des nouveaux salariés en les associant aux réflexions en cours.
Aujourd’hui l’association a intégré ses nouveaux salariés et voit son nombre de patients augmenter progressivement. Le rattachement à un centre hospitalier sera effectif dans quelques mois.

En savoir plus/Contact : Maxime Cescosse, chargé de mission Aract Nouvelle-Aquitaine